Marlene Bechtel
Gründerin und Budgetstrategin
Nach dem erwähnten Budget-Desaster 2013 hat Marlene ihre Karriere der Eventfinanzierung gewidmet. Sie hat über 1.200 Veranstaltungen persönlich begleitet und kennt jede Kostenfalle aus eigener Erfahrung.
Wir verstehen Veranstaltungsbudgets – weil wir selbst dort waren
Seit 2013 helfen wir Eventplanern, Unternehmen und privaten Veranstaltern dabei, ihre Budgets realistisch zu planen. Ohne versteckte Kosten, ohne böse Überraschungen am Ende.
2.400+
Veranstaltungen erfolgreich budgetiert
12
Jahre Erfahrung in Eventfinanzierung
89%
Unserer Kunden bleiben im Budget
Unsere Geschichte
Aus einem Chaos wurde eine Methode
2013 stand Marlene Bechtel vor einem Scherbenhaufen. Ihre erste große Firmenveranstaltung überschritt das Budget um 40%. Die Location kostete mehr als vereinbart, das Catering brachte unerwartete Zusatzkosten, und die Technik... darüber reden wir besser nicht.
Sie hatte alles in Excel-Tabellen geplant. Stundenlang Formeln geschrieben, verschiedene Szenarien durchgerechnet. Trotzdem fehlte am Ende der Überblick. Die versteckten Kosten tauchten erst auf, als es zu spät war.
Genau diese Erfahrung führte zur Gründung von zavonialera. Wir wollten ein System entwickeln, das realistisch rechnet. Das versteht, wie Veranstaltungen tatsächlich ablaufen – nicht wie sie in der Theorie ablaufen sollten.
"Jede Veranstaltung hat ihre Eigenheiten. Unser Ansatz berücksichtigt nicht nur Zahlen, sondern auch die Realität vor Ort – von Wetterbedingungen bis zu Last-Minute-Änderungen."
So arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Kein generisches Template. Jede Veranstaltung braucht ihre eigene Budgetstrategie. Hier zeigen wir Ihnen unseren praktischen Prozess.
01
Erstgespräch und Bedarfsanalyse
Wir starten mit einem 45-minütigen Gespräch. Sie erzählen uns von Ihrer Veranstaltung – was Sie planen, wer teilnimmt, welche Herausforderungen Sie sehen. Wir stellen Fragen, die Sie vielleicht überraschen werden.
02
Realistische Kostenaufstellung
Innerhalb von drei Werktagen erhalten Sie eine detaillierte Budgetstruktur. Mit allen Kostenpunkten – auch jenen, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben. Versicherungen, Genehmigungen, Pufferreserven für typische Unwägbarkeiten.
03
Laufende Anpassung und Support
Veranstaltungen ändern sich während der Planung. Mehr Teilnehmer, andere Location, zusätzliche Programmpunkte. Wir passen Ihr Budget kontinuierlich an und zeigen Ihnen, welche Auswirkungen jede Änderung hat.
Finden Sie Ihre Budgetstrategie
Wie groß ist Ihre geplante Veranstaltung?
Unter 50 Personen: Unser Kompaktpaket konzentriert sich auf die wesentlichen Kostenfaktoren. Location, Catering, Grundausstattung – mit klaren Prioritäten ohne unnötigen Overhead.
Haben Sie bereits Erfahrung mit Eventbudgetierung?
Erstes Event: Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Mit Erklärungen zu jedem Kostenposten und Empfehlungen basierend auf vergleichbaren Veranstaltungen. Sie lernen dabei, worauf es wirklich ankommt.
Welcher Aspekt bereitet Ihnen die meisten Sorgen?
Versteckte Kosten: Wir erstellen eine Checkliste mit allen typischen "Überraschungen" für Ihre Eventart. Plus einen Puffer, der realistisch dimensioniert ist – nicht zu knapp, aber auch nicht übertrieben.
Die Menschen hinter zavonialera
Isolde Wiegandt
Leitende Finanzanalytikerin
Isolde kam 2017 zu uns. Sie bringt Hintergrund aus der Unternehmensberatung mit und hat ein besonderes Talent dafür, komplexe Budgets verständlich zu machen. Ihre Stärke liegt in der Kostenoptimierung ohne Qualitätsverlust.
Bereit für eine realistische Budgetplanung?
Lassen Sie uns über Ihre nächste Veranstaltung sprechen. Unverbindlich, konkret, mit echten Zahlen statt vager Schätzungen.
Erstgespräch vereinbaren