Veranstaltungsbudgets richtig planen lernen
Events kosten Geld. Aber wie viel genau? Wir zeigen dir ab Herbst 2025, wie du realistische Budgets erstellst und dabei nichts übersiehst. Von der ersten Kalkulation bis zur Nachberechnung – mit Beispielen aus echten Projekten.
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Drei Wege zur sicheren Kalkulation
Es gibt nicht die eine Methode. Je nach Event-Typ und Erfahrung passen unterschiedliche Ansätze besser.
Bottom-Up
Du startest bei null. Jede Position wird einzeln erfasst – vom Kugelschreiber bis zur Saaltechnik. Dauert länger, aber du vergisst nichts. Besonders gut für komplexe Events mit vielen Details.
Top-Down
Du hast ein fixes Budget und verteilst es auf Bereiche. Schneller als Bottom-Up, aber du brauchst Erfahrungswerte. Funktioniert gut, wenn der Rahmen klar ist und du schon ähnliche Projekte gemacht hast.
Vergleichskalkulation
Du nimmst ein altes Event als Vorlage und passt die Zahlen an. Spart Zeit, birgt aber Risiken – nicht jedes Event ist vergleichbar. Trotzdem ein guter Startpunkt für wiederkehrende Formate.
Warum scheitern so viele Budgets?
Die meisten Planungen laufen aus dem Ruder, weil kleine Posten fehlen. Niemand denkt an GEMA-Gebühren, bis die Rechnung kommt. Oder an Parkgebühren für Lieferanten. Diese Kleinigkeiten summieren sich schnell zu vierstelligen Beträgen.
Ein anderes Problem: unrealistische Annahmen. Wenn du mit 200 Gästen rechnest, aber nur 150 kommen, stimmt die ganze Kalkulation nicht mehr. Deswegen arbeiten wir mit Szenarien – Best Case, Worst Case, Realistisch.
In unseren Kursen lernst du, wie du Puffer einbaust ohne zu übertreiben. Und wie du dein Budget so strukturierst, dass du während des Events schnell reagieren kannst.
So läuft die Budgetplanung ab
Von der ersten Idee bis zur Abrechnung – ein typischer Ablauf mit realistischen Zeitangaben.
Grobkalkulation erstellen
Du sammelst alle Positionen und schätzt Kosten. Noch nichts Fixes, aber ein erster Rahmen. Wichtig: Alle Bereiche abdecken – Location, Catering, Technik, Personal, Marketing, Reserve.
Angebote einholen
Jetzt geht's an die Dienstleister. Du holst konkrete Preise ein und vergleichst. Oft liegen die echten Kosten höher als deine Schätzungen – das ist normal und zeigt, warum dieser Schritt wichtig ist.
Feinplanung und Freigabe
Die Zahlen stehen, du optimierst und holst die Freigabe. Hier entscheidet sich, ob dein Budget trägt oder nachgebessert werden muss. Dokumentiere alle Annahmen – das hilft später bei Änderungen.
Nachkalkulation
Rechne alles nach. Was hat wirklich gekostet? Wo lagen Abweichungen? Diese Analyse ist Gold wert für deine nächsten Projekte und zeigt dir, wo du präziser werden kannst.
Typische Budgetfallen und wie du sie umgehst
Manche Fehler passieren immer wieder. Hier sind die häufigsten – und was du dagegen tun kannst.
Versteckte Kosten übersehen
WLAN-Pauschalen, Reinigungsgebühren, Überstundenzuschläge – solche Posten tauchen oft erst in der Rechnung auf. Frag bei jedem Angebot nach: Was kommt noch dazu? Und rechne 15% Puffer für Unvorhergesehenes ein.
Keine Kontrolle während des Projekts
Viele erstellen ein Budget und schauen erst nach dem Event wieder drauf. Schlecht. Du solltest mindestens alle zwei Wochen prüfen, wo du stehst. So merkst du rechtzeitig, wenn es eng wird.
Keine klare Kommunikation
Wenn dein Team nicht weiß, was Dinge kosten dürfen, geben sie unkontrolliert Geld aus. Definiere klare Grenzen und wer was freigeben darf. Das vermeidet böse Überraschungen am Ende.
Lorenz Becker
„Ich hab früher immer zu knapp kalkuliert. Nach dem Kurs weiß ich, wo ich Reserven einbaue und welche Positionen ich detaillierter planen muss. Hat mir bei der letzten Messe viel Stress erspart."
Henrik Forster
„Die Vergleichskalkulation war für mich neu. Jetzt nutze ich alte Events als Basis und spare Stunden bei der Planung. Aber ich pass besser auf die Details auf als früher."
Lerne von Leuten, die es täglich machen
Unsere Kurse basieren auf echter Praxis. Keine Theorie aus dem Lehrbuch, sondern Erfahrungen aus hunderten Events – von Firmenfeiern bis Kongressen.
Der nächste Durchgang startet im September 2025. Wir haben Plätze für 20 Teilnehmer, die lernen wollen, wie man Budgets realistisch plant und durchhält.
Wie der Kurs funktioniert